När Teknologisk Institut höll konferens om effektivare bygglovsprocesser var Norrtälje kommuns bygg- & miljödirektör Sara Helmersson inbjuden att föreläsa om hur digitalisering och verksamhetsutveckling med invånaren i fokus halverat handläggningstiderna för bygglov i kommunen.
I takt med att Norrtälje kommun växer med nya invånare och företag ställs allt högre krav på att kommunärenden hanteras mer snabbt och effektivt. För att möta kraven införs digitala verktyg för att få effektivare processer och fler nöjda invånare och företagare i kommunen. Teknologisk Institut håller årligen en konferens om effektivare bygglovsprocesser inom ramen för PBL (Plan- och bygglovslagen), där besökarna får tips, inspiration och konkreta verktyg från experter och personer med liknande utmaningar för att kunna effektivisera sina egna processer. Vid årets konferens var Sara Helmersson, bygg- & miljödirektör på Norrtälje kommun, inbjuden att föreläsa om den digitalisering på alla plan, med dess framgångsmöjligheter och fallgropar, som lett fram till att handläggningstiden i bygglovsärenden halverats sedan den ökade digitaliseringen av processerna började 2011. — En absolut framgångsfaktor för lyckad implementering av de digitala processerna är att medarbetarna är delaktiga i utvecklingsarbetet och att göra framgångar och fördelar tydliga för alla. Genom att kontinuerligt ta upp invånarnas feed back i varje ärende blir förbättringsåtgärder en naturlig del av arbetskulturen, eftersom det skapar arbetsglädje och en positiv anda när förbättringar direkt ger positiva kommentarer från invånarna, säger Norrtälje kommuns bygg- och miljödirektör Sara Helmersson. Det är genom att ha invånaren i fokus i verksamhetsutvecklingen som antalet beslutade ärenden ökat, samtidigt som handläggningstiderna minskat. Bygglovsenheten har skärmar i de gemensamma lokalerna, där invånarnas kommentarer och önskemål hela tiden är synliga. Det leder till att avvikelser uppmärksammas, diskuteras och kan åtgärdas direkt samt att positiva kommentarer bekräftar att åtgärder och utveckling ger ökad kundnytta. Kommentarerna föder också nya idéer, från till exempel textformuleringar till systemutveckling, som tas upp på schemalagda möten vid skärmarna och används för att förbättra processerna. Även uppdateringar i PBL vävs in i processerna, vilket gör att handläggaren i varje ärende kan göra en korrekt och rättssäker bedömning, trots att regelverket är i ständig förändring och att många ärenden är komplexa samt att hög arbetsbelastning är vardag för många som arbetar med bygglov. Om du vill veta mer om digitaliseringen och bygglovsprocesserna eller vill komma på besök och se verksamheten är du välkommen att kontakta Sara Helmersson på: sara.helmersson@norrtalje.se
I takt med att Norrtälje kommun växer med nya invånare och företag ställs allt högre krav på att kommunärenden hanteras mer snabbt och effektivt. För att möta kraven införs digitala verktyg för att få effektivare processer och fler nöjda invånare och företagare i kommunen. Teknologisk Institut håller årligen en konferens om effektivare bygglovsprocesser inom ramen för PBL (Plan- och bygglovslagen), där besökarna får tips, inspiration och konkreta verktyg från experter och personer med liknande utmaningar för att kunna effektivisera sina egna processer. Vid årets konferens var Sara Helmersson, bygg- & miljödirektör på Norrtälje kommun, inbjuden att föreläsa om den digitalisering på alla plan, med dess framgångsmöjligheter och fallgropar, som lett fram till att handläggningstiden i bygglovsärenden halverats sedan den ökade digitaliseringen av processerna började 2011. — En absolut framgångsfaktor för lyckad implementering av de digitala processerna är att medarbetarna är delaktiga i utvecklingsarbetet och att göra framgångar och fördelar tydliga för alla. Genom att kontinuerligt ta upp invånarnas feed back i varje ärende blir förbättringsåtgärder en naturlig del av arbetskulturen, eftersom det skapar arbetsglädje och en positiv anda när förbättringar direkt ger positiva kommentarer från invånarna, säger Norrtälje kommuns bygg- och miljödirektör Sara Helmersson. Det är genom att ha invånaren i fokus i verksamhetsutvecklingen som antalet beslutade ärenden ökat, samtidigt som handläggningstiderna minskat. Bygglovsenheten har skärmar i de gemensamma lokalerna, där invånarnas kommentarer och önskemål hela tiden är synliga. Det leder till att avvikelser uppmärksammas, diskuteras och kan åtgärdas direkt samt att positiva kommentarer bekräftar att åtgärder och utveckling ger ökad kundnytta. Kommentarerna föder också nya idéer, från till exempel textformuleringar till systemutveckling, som tas upp på schemalagda möten vid skärmarna och används för att förbättra processerna. Även uppdateringar i PBL vävs in i processerna, vilket gör att handläggaren i varje ärende kan göra en korrekt och rättssäker bedömning, trots att regelverket är i ständig förändring och att många ärenden är komplexa samt att hög arbetsbelastning är vardag för många som arbetar med bygglov. Om du vill veta mer om digitaliseringen och bygglovsprocesserna eller vill komma på besök och se verksamheten är du välkommen att kontakta Sara Helmersson på: sara.helmersson@norrtalje.se